O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, foi criado, no final de 2014 pelo Decreto nº 8373/2014, o eSocial, um sistema que contempla todas as obrigações que as empresas precisam cumprir em relação a seus empregados, substituindo guias e sistemas diferentes e centralizando o envio das informações.
Confira o que você vai encontrar neste artigo
- Para quem é obrigatório o eSocial?
- Vantagens e Multas do eSocial.
- Como se cadastrar no eSocial?
- Posso fazer admissões fora do prazo?
- Como consultar o meu eSocial?
Para quem é obrigatório o eSocial?
O uso da plataforma é obrigatório para todas as empresas que tenham empregado(s) (inclusive MEI) e pessoas físicas que tenham um empregado doméstico. Engloba, assim, o trabalhador com carteira assinada, estagiário, estatutário, autônomo, colaborador sem vínculo empregatício e cooperado.
Confira as 15 obrigações contempladas no eSocial:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
- LRE – Livro de Registro de Empregados;
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD – Comunicação de Dispensa;
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- Folha de pagamento;
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
- GPS – Guia da Previdência Social.
Vantagens de usar o eSocial e as multas?
PARA A EMPRESA
A grande vantagem é simplificar a parte contábil das empresas, excluindo o envio de guias e formulários para diferentes órgãos públicos. Assim ganha-se tempo com as questões de departamento pessoal e agilidade na transmissão dos dados e essas informações chegam ao governo de forma padronizada, evitando erros e fraudes.
De forma resumida, destacamos como as principais vantagens do eSocial para empresas:
- Aumento de produtividade;
- Redução de erros de cálculos trabalhistas;
- Segurança jurídica do cumprimento de todas as obrigações e da legislação trabalhista;
- Processos integrados;
- Registro imediato de novas informações;
- Dados disponíveis de forma imediata para os órgãos envolvidos, acelerando processos de admissão e demissão, por exemplo.
PARA O EMPREGADO
A vantagem para o empregado, é um recurso que garante o cumprimento dos direitos trabalhistas, inclusive com a relação SST e eSocial, pois é por meio do sistema que as empresas precisam enviar informações relativas à saúde e segurança do trabalhador.
MULTA
A multa é gerada para as empresas que estão enquadradas na obrigatoriedade e não realizam o envio dos dados dos empregados pelo eSocial é obrigatório e as empresas que não usarem o sistema podem ser multadas em valores que variam de R$ 400,00 a R$ 181.284,63 de acordo com o evento que não for informado.
Como se cadastrar no eSocial: passo a passo
O primeiro passo é realizar sua admissão por meio do evento “S-2200” (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso do Trabalhador). A forma de envio vai depender bastante de qual sistema para gerenciamento e confecção de folha de pagamento a empresa está utilizando.
Para fazer a admissão diretamente no portal, é necessário que a empresa:
- Acesse o site do eSocial https://login.esocial.gov.br/login.aspx ;
- Utilize o certificado digital para fazer login no sistema;
- Clique “Empregado” e em seguida em “Admitir/Cadastrar”;
- Faça o preenchimento dos dados do profissional;
- Salve após a conclusão do preenchimento;
- Assine digitalmente para processar o evento.
Acessando o seu sistema de folha de pagamento, localizará a opção de acompanhamento dos eventos enviados, este acompanhamento é feito através do “andamento dos eventos”. Quando o status do andamento está como “processado”, isso significa que o envio do “S-2200” foi realizado com sucesso e gerou um número de protocolo.
Por outro lado, se aparecer o status “processado com erros”, “rejeitados” ou “erros de estrutura do XML”, será necessária a realização de ajustes nas pendências indicadas.
Posso fazer uma admissão fora do prazo?
Para que a admissão seja aceita pelo e-Social, o RH deve respeitar os seguintes prazos:
- A admissão preliminar precisa ser enviada até do dia anterior ao início das atividades do trabalhador por meio do evento “S-2190”;
- Esse evento terá a validade estendida até o dia 7 do mês seguinte ao início das atividades do trabalhador na empresa;
- Se até essa data a empresa não enviar todos os dados cadastrais por meio do “S-2200”, a admissão não será efetivada no sistema;
- A empresa também pode optar por enviar diretamente o evento S-2200, neste caso, o prazo é o dia que antecede o início das atividades laborais do trabalhador.
Regras! Vale lembrar que admissões com datas retroativas geram multas para a empresa. Além disso, o “S-2200” não é utilizado para trabalhadores sem vínculo empregatício com a organização e nem para profissionais sob o regime estatutário.
Como consultar seu cadastro no eSocial?
A consulta da qualificação cadastral precisa ser feita antes de enviar qualquer evento ao eSocial. Confira a seguir:
- Faça o login no eSocial;
- Entre em “Consulta Qualificação Cadastral on-line”;
- Informe os dados do trabalhador (nome, data de nascimento, CPF e NIS – PIS, PASEP ou NIT);
- Clique em consultar.
VALE LEMBRAR! que o empregador deve ter atenção é a qualificação cadastral do eSocial, processo que garante a confiabilidade das informações transmitidas ao sistema.
O objetivo é sinalizar se há ou não alguma inconsistência entre os dados do trabalhador, enviados pela empresa, e os dados do CPF (Cadastro de Pessoa Física) e do CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais). Por isso o cuidado deve ser redobrado para o envio das informações corretas.
O sistema dá a opção de fazer a consulta de até 10 empregados de uma só vez. Caso precise consultar um número maior de empregados de uma só vez, utilize a opção “lote”, na qual você envia um arquivo .txt e recebe a resposta em até 48 horas.
IMPORTANTE
As empresas precisam ter atenção à comunicação de todas as informações nos prazos corretos, como admissão, realização de exames médicos (admissional, periódico e demissional), alterações de contratos, folha de pagamento, entre outras. O eSocial traz agilidade para as empresas. Contudo, para ter mais praticidade no uso do sistema, o ideal é contar com um sistema de gestão empresarial .
É um recurso que permite centralizar todos os setores, disponibilizando as informações dos seus colaboradores de modo fácil, o que auxilia na inserção dos dados no eSocial e permite que sua empresa se mantenha regular com as obrigações do departamento pessoal.
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