Você sabe o que é ruptura de estoque?
A ruptura de estoque é um problema que pode gerar vários transtornos para a distribuidora, como perda de vendas, diminuição da satisfação dos clientes e preferência pela concorrência. Por esses motivos, é essencial tomar medidas para evitar esse problema.
Nesse artigo você verá o que é ruptura de estoque e como evitá-la.
O que é ruptura de estoque?
A ruptura de estoque é a falta de um ou vários produtos para venda, seja por falta de organização logística ou por outro problema que não foi previsto pela empresa.
Principais causas da ruptura de estoque
Veja quais são as principais causas que podem gerar a ruptura de estoque na sua distribuidora:
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Relatórios imprecisos e previsão inadequada
Muitas vezes a ruptura de estoque é causada por picos inesperados na demanda do consumidor. Previsões erradas ou relatórios imprecisos podem causar essa ruptura.
Se a distribuidora não pode antecipar a demanda por um item específico, é inevitável que alguns clientes fiquem desapontados quando esse item não estiver disponível.
Relatórios imprecisos podem causar falta de estoque. Os gestores tomam decisões de negócios com base nos dados disponíveis. Se os relatórios de vendas são imprecisos é muito mais difícil tomar decisões sobre compras de estoque
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Disparidades entre contagens de itens
Disparidade entre as contagens de itens e o registro de quantas unidades de um determinado item tem em estoque é uma das causas mais comuns de rupturas.
Essas diferenças que ocorrem nas contagens de itens podem ser causadas por erro humano, encolhimento ou perda de mercadorias devido a danos ou roubo, problemas técnicos ou até mesmo uma combinação de todas essas situações.
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Problemas de entrega e logística
Outra possível causa da ruptura de estoque pode ser problemas logísticos e de entrega. Como por exemplos problemas mecânicos de um veículo de entrega, perda de mercadorias pela equipe responsável pelo armazenamento, entre outros.
Como evitar a ruptura de estoque?
1. Entenda as causas da ruptura
Caso a ruptura já tenha acontecido alguma vez, é importante saber o que ocasionou essa situação e o que fazer para evitar que ela ocorra novamente para assim melhorar o sistema de logística e estoque. Algumas das principais causas foram citadas acima nesse artigo, mas é recomendável fazer uma análise completa conforme a situação da sua distribuidora.
2. Conheça os seus clientes
Se você conhecer seus clientes poderá prever quando certos produtos serão mais buscados por eles em determinada situação ou época do ano. Sabendo disso, você poderá abastecer seu estoque e estar preparado para esses períodos sazonais.
3. Prepare sua equipe
É importante capacitar os colabores para lidar com essa situação e evitar que ela ocorra. Invista em treinamentos e capacitações para os seus funcionários.
4. Automatize processos com um software de gestão de estoque
A tecnologia é muito importante para evitar a ruptura de estoque. Ao usar um software de gestão de estoque, as tarefas são automatizadas e é possível aumentar a precisão da logística por meio de processos de documentação, categorização, relatórios e análise de dados.
Com o surgimento de soluções digitais como softwares de gestão de estoque, as empresas podem rastrear o estoque com mais precisão e eficiência, podendo até mesmo rastrear baixos níveis de estoque e identificar rapidamente os pontos de reposição para cada um de seus produtos.
Softwares ERP são uma ótima opção de controle de estoque, facilitando o processo de ter sempre a demanda certa e acabar com a ruptura.
5. Calcule os níveis mínimos de estoque
O nível mínimo de estoque é a menor quantidade de determinado produto que você deseja ter em seus armazéns. Quando essa quantidade é atingida, é hora de fazer um novo pedido de compra.
Quando for calcular o nível mínimo de estoque, leve dois pontos em consideração: a demanda dos clientes e o tempo que leva para o fornecedor entregar os produtos.
É importante ressaltar que sempre há diferenças entre os produtos. Afinal, é provável que o valor do nível mínimo de estoque seja diferente para cada produto que você vende, além das taxas de demanda diferentes dos itens e a variação de tempo para receber a entrega de reposição.
As chances de ruptura de estoque reduzem quando sua distribuidora mantém o estoque acima do nível mínimo.
6. Faça uma previsão de demanda precisa
Uma ótima forma de evitar rupturas de estoque é aumentando a precisão da previsão de demanda. Com base em dados de históricos de vendas e relatórios, você consegue visualizar claramente a quantidade de mercadoria que precisa ter em estoque para suprir a demanda durante o ano.
7. Monitore os indicadores de estoque
Monitorar os indicadores de estoque é uma forma inteligente de evitar a ruptura de estoque e obter insights valiosos.
Confira os principais indicadores para monitorar:
- Custos de armazenamento
Esse indicador é útil para determinar quanto lucro está disponível para ser obtido com o estoque existente. Os custos de armazenamento são geralmente descritos como uma porcentagem do valor de todo o estoque disponível, sendo calculados sobre o custo total de armazenamento desse estoque.
O cálculo geralmente inclui os custos de espaço do armazém, custos de seguro, custos dos funcionários e depreciação.
- Giro de estoque
Giro de estoque é a definição de um estoque médio – um padrão para abastecimento – e quantas vezes ele é adquirido.
Esse indicador permite entender as variações para mais ou para menos das compras dos seus produtos.
- Encolhimento
O encolhimento é definido como a diferença entre o estoque real disponível e o que está sendo exibido no papel. É a quantidade de produto perdido devido a erros administrativos, erro do funcionário ou fraude do fornecedor.
- Prazo de entrega (tempo de ciclo do pedido)
O tempo de ciclo do pedido é um indicador que fornece uma visão instantânea da eficiência do processamento de seu pedido.
Longos prazos de entrega revelam que há uma grande probabilidade de gargalos em algum lugar da produção que devem ser resolvidos.
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